IA en tu empresa: empieza por una tarea, no por una herramienta

Casi todas las conversaciones sobre inteligencia artificial en una empresa empiezan por la herramienta: cuál contratar, cuál es mejor, cuál usa la competencia. Es comprensible, pero es empezar por el final. La pregunta útil es otra: ¿qué tarea concreta queremos hacer mejor?

1. Busca una tarea que se repite

Las mejores candidatas tienen tres rasgos: ocurren a menudo, consumen tiempo de personas que deberían estar haciendo otra cosa y se apoyan en información que ya existe. Responder siempre las mismas preguntas sobre un procedimiento, preparar el primer borrador de una propuesta o localizar cómo se resolvió una incidencia parecida son buenos ejemplos.

2. Comprueba si la información está en orden

Una herramienta que responde con los documentos de tu empresa será tan buena como esos documentos. Si hay tres versiones del mismo procedimiento y nadie sabe cuál manda, la IA heredará la confusión. Muchas veces, el primer entregable útil no es un asistente: es decidir qué fuente es la buena y quién la mantiene.

3. Decide qué puede hacer y qué no

Antes de construir nada conviene dejar por escrito qué puede sugerir la herramienta, qué puede preparar y qué puede ejecutar; qué acciones necesitan la confirmación de una persona; quién puede ver qué información; y qué debe responder cuando no sabe. Son decisiones de negocio, no técnicas.

4. Mide contra cómo se hace hoy

Para saber si ha servido, hace falta una referencia: cuánto se tarda hoy en esa tarea, cuántos errores hay, cuántas veces hay que preguntar a otra persona. Después se compara con tareas equivalentes, en un periodo concreto. Que la herramienta se use mucho no demuestra, por sí solo, que el negocio vaya mejor.

5. Pruébala con quien la va a usar

El piloto se hace con las personas que harán esa tarea cada día y con casos reales. Ellas detectan antes que nadie las respuestas que no sirven, las preguntas que nadie previó y los pasos que sobran. Con lo aprendido se decide si se amplía, se corrige o se deja.

La IA no sustituye el criterio de tu equipo. Bien planteada, le quita trabajo repetitivo y le acerca la información que ya tiene la empresa, con la fuente a la vista.